giovedì, Febbraio 2, 2023
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10 utili funzionalità VoIP per una piccola impresa

Il modo in cui la tua azienda comunica è la chiave del successo. Dall’assistenza clienti alle vendite, al lavoro ibrido, al supporto IT e al processo decisionale, i telefoni tradizionali sono stati sostituiti dalla tecnologia Voice over Internet Protocol.

Le reti telefoniche analogiche possono essere costose e complesse da gestire e scalare, e l’implementazione di nuovi servizi o l’ottimizzazione dei processi possono diventare operazioni che richiedono tempo, risorse e costi.

Provider VoIP come RingCentral, Grasshopper, Ooma Office, Vonage, Nextiva e Dialpad funzionano nel cloud . Ciò consente loro non solo di tagliare drasticamente i costi, fino al 75%, secondo Harbour Networks , ma anche di sfruttare i dati e l’innovazione per aumentare le prestazioni e offrire nuove funzionalità. Immergiamoci nelle migliori caratteristiche del VoIP.

Le 10 migliori funzionalità VoIP per piccole imprese

1. Gestione avanzata delle chiamate

I principali vantaggi del VoIP sono l’automazione, l’analisi intelligente e l’innovazione. La combinazione di nuovi strumenti digitali consente alle aziende di migliorare i propri processi. Dall’instradamento automatico delle chiamate in base all’ora, alla posizione e alla disponibilità alla piena visibilità dei loro sistemi telefonici, il VoIP trasforma i call center in ambienti privi di intervento umano, riducendo i costi e le risorse e aumentando le prestazioni con l’integrazione dell’IA.

2. Integrazione CRM

Quando acquisti un servizio VoIP, assicurati che disponga di un software di gestione delle relazioni con i clienti integrato . Le tue più grandi risorse sono i tuoi clienti. Con CRM, i tuoi team possono contattare qualsiasi di loro con il semplice tocco di un pulsante e accedere facilmente ai dati dei clienti.

CRM segue anche le vendite attraverso la pipeline e i processi per tenere traccia dei risultati e monitorare le pietre miliari. Inoltre, il CRM può integrarsi con l’assistenza clienti e altri reparti, offrendo ai tuoi operatori una piena comprensione di chi è il cliente e della sua storia con l’azienda.

3. Tecnologia ibrida

I sistemi VoIP possono essere collegati a qualsiasi dispositivo, smartphone, laptop o computer. La tua forza lavoro sarà in grado di effettuare videoconferenze o audioconferenze, partecipare a chiamate, collaborare, condividere facilmente i propri schermi durante le chiamate e molto altro ancora.

Per soddisfare le esigenze di un ambiente di lavoro ibrido, i provider VoIP devono incorporare gli strumenti tecnologici di lavoro remoti e flessibili necessari affinché l’organizzazione possa prosperare, indipendentemente da dove si trovino i propri dipendenti. I manager avranno una visione completa dei loro team e talenti e potranno monitorare progetti, carichi di lavoro e aree di lavoro.

4. Trovami/Seguimi instradamento e pull delle chiamate

Il routing delle chiamate Trovami/Seguimi consente di creare un elenco di numeri in cui è possibile trovare i dipendenti prima che la chiamata venga trasferita alla segreteria telefonica. Ad esempio, potresti far squillare due volte il telefono dell’ufficio, ma al terzo squillo può essere indirizzato allo smartphone del lavoratore. Quindi, al quinto, la chiamata può essere indirizzata al telefono di casa. Se l’elenco è esaurito, il chiamante viene inviato alla segreteria telefonica.

Inoltre, i provider offrono il call pull. Con questa funzione, se qualcuno chiama il tuo telefono fisso aziendale, puoi trasferire automaticamente la chiamata sul tuo cellulare o su qualsiasi altro telefono senza perdere il chiamante, annotare i numeri o riagganciare.

5. Trascrizione vocale automatica

La trascrizione vocale può trascrivere automaticamente una chiamata, un messaggio vocale o una conferenza e rendere disponibile il testo tramite e-mail o SMS. I testi trascritti possono essere importati nel tuo CRM e ricercati rapidamente tramite parole chiave.

6. Analisi avanzata delle chiamate

Con l’integrazione avanzata dell’analisi delle chiamate, manager e leader possono monitorare facilmente la risposta del sistema e dei team alle chiamate nei diversi reparti. Dal sapere chi sta chiamando, quando sta chiamando e quanto dura la chiamata, al monitoraggio dei risultati e alla soddisfazione del chiamante, puoi capire meglio la tua attività e come raggiungere il tuo obiettivo e i tuoi obiettivi con questa funzione.

8. Assistente automatico e accodamento

L’operatore automatico è una delle gemme nascoste dei servizi VoIP premium. Puoi personalizzare i saluti, offrire lingue diverse per il chiamante e impostare i reparti per rispondere alle chiamate a seconda dell’ora del giorno.

La funzione di assistente automatico consente anche l’automazione completa. I chiamanti possono segnalare un problema, effettuare un pagamento e molto altro senza mai parlare con una persona reale.

Le scarse esperienze dei clienti o dei partner commerciali costeranno alla tua azienda più del denaro; avranno un impatto sulla percezione del marchio. Lasciare qualcuno in linea per lunghi periodi, trasferire le chiamate, fare in modo che i chiamanti si ripetano o non fornire soluzioni: questi sono tutti classificati dagli utenti come le peggiori esperienze da vivere con un’azienda al telefono.

Con i moderni sistemi di accodamento integrati basati sull’intelligenza artificiale, i provider VoIP possono aiutare a semplificare i processi per evitare questi problemi. Trasferimenti più rapidi alla persona giusta, instradamento basato sulle competenze, richieste di richiamata, screening intelligente delle chiamate e altri strumenti ti aiuteranno a gestire meglio le risorse al telefono mantenendo soddisfatti i tuoi clienti.

9. Monitoraggio e formazione delle chiamate

La formazione dei lavoratori esistenti per svolgere nuove attività e il loro trasferimento in nuovi reparti è più semplice con le funzionalità VoIP appositamente progettate per questi scopi. Con il monitoraggio delle chiamate, i manager possono ascoltare le chiamate e consigliare i lavoratori durante le stesse. Possono anche partecipare alla chiamata, se necessario.

10. Ridimensionamento e crescita

Tutti i fornitori offrono piani diversi che consentono alla tua azienda di scalare istantaneamente con flessibilità. Puoi espandere l’assistenza clienti, le vendite o gli sforzi di marketing in pochi clic o aprire nuovi uffici. Inoltre, poiché tutto viene eseguito nel cloud, non devi preoccuparti di perdere dati quando lo fai.

Perché la tua piccola impresa dovrebbe utilizzare il VoIP

Il VoIP ha da tempo superato i servizi telefonici tradizionali. Offrono soluzioni a basso costo con capacità impressionanti. Gestire le tue reti e ottenere piena visibilità su ciò che accade sulle tue linee non è mai stato così semplice. Grazie all’intelligenza artificiale, al machine learning, al cloud e alla tecnologia edge, puoi facilmente migrare al VoIP e sfruttare tutti gli strumenti che aiuteranno la tua azienda a realizzare la sua missione.

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