mercoledì, Novembre 30, 2022
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Come e quando utilizzare la funzionalità di richiamo in Outlook

La funzione di richiamo di Outlook, che apparentemente offre agli utenti un modo per richiamare le e-mail che hanno inviato per errore, con informazioni errate o inappropriate o nel bel mezzo di un brutto momento, esiste da tempo in numerose versioni.

Il suo utilizzo era particolarmente comune quando il problema “premere Ctrl-Invio per inviare” era ben avviato (questo può essere disabilitato in Opzioni e ogni luogo in cui ho lavorato di recente lo ha fatto tramite criteri) … e anche divertente.

Perché esilarante? In passato non era del tutto affidabile e invece di NON richiamare il messaggio, i destinatari hanno ricevuto un nuovo messaggio in cui si afferma che il mittente ha tentato di richiamare l’e-mail precedente, generalmente seduto proprio sotto la notifica del tentativo di richiamo.

Come puoi immaginare, la prima cosa che qualcuno farà quando gli viene detto che il mittente ha cercato di ritirare l’email è aprire immediatamente l’email per vedere cosa voleva nascondere o riprendere. Appariva invariabilmente un messaggio imbarazzante “per favore elimina definitivamente la mia email precedente”, soprattutto se la fonte era un rappresentante delle risorse umane.

La funzione Recall è migliorata (puoi anche richiamare e sostituire un messaggio con la versione aggiornata), e l’ho testata con successo da solo, ma ci sono alcune clausole. Funziona solo se hai un account Microsoft 365 o Exchange nella stessa organizzazione.

Microsoft fornisce alcune linee guida su come usarlo anche se le linee guida sono eccessivamente prolisse, come di solito sembrano essere.

In poche parole, se il messaggio non è stato letto, molto probabilmente il tuo richiamo avrà successo (salvo qualche imprevisto problema tecnico di Office) e il destinatario non vedrà il messaggio ma ti verrà detto che lo hai cancellato.

Se leggono il messaggio, sei sfortunato e al destinatario verrà detto che desideri richiamare il messaggio, che è ancora intatto nella sua casella di posta. Ti verrà detto che il richiamo è fallito. Ottieni una cosa a tuo favore: se aprono prima la notifica di richiamo, il messaggio originale viene eliminato, anche con una notifica che lo hai rimosso.

Se il destinatario ha regole per spostare le e-mail in un’altra cartella e la tua e-mail originale è stata effettivamente spostata e il messaggio di richiamo va in una cartella separata, il tentativo di richiamo fallirà. Il tuo ovvio scenario migliore è che entrambi i messaggi finiscano nella stessa cartella ma le regole di posta elettronica possono variare in base all’oggetto e ad altri criteri. Tuttavia, se il destinatario ha aperto il messaggio originale, non è ancora possibile richiamarlo.

L’ho testato io stesso in Microsoft 365. Mi sono inviato un messaggio di prova, chiamato in modo appropriato “test”. Non ho aperto questo messaggio.

Sono quindi andato alla cartella Posta inviata e ho fatto clic sul pulsante Altro a destra, quindi ho scelto Azioni e richiama questo messaggio.

Come puoi immaginare, le tue possibilità di un richiamo riuscito dipendono dall’essere il più rapidi possibile e dall’aver inviato l’email al minor numero possibile di destinatari.

Posso richiamare i messaggi in altre applicazioni di posta elettronica?

E le altre applicazioni di posta elettronica? Alcuni offrono una funzione di seconda possibilità simile. Ecco cosa ho trovato.

Se stai usando Gmail puoi attivare la sezione Annulla invio, che ti dà fino a 30 secondi per riprendere il tuo messaggio.

Fai clic sull’icona a forma di ingranaggio Impostazioni nell’angolo in alto a destra.

Seleziona Impostazioni.

Nella scheda Generale cerca la sezione “Annulla invio”.

Premi il menu a discesa accanto ad esso e seleziona il periodo di preferenza per l’annullamento dell’invio. Ancora una volta, il limite è di 30 secondi.

Gli utenti di client di posta elettronica predefiniti su Android e iOS sono sfortunati, così come gli utenti di Yahoo Mail; non esiste alcuna opzione per richiamare i messaggi.

Tuttavia, l’app Gmail sui dispositivi mobili consente una finestra temporale di 10 secondi dopo l’invio della posta per toccare Annulla per ripristinarla ( Figura F ).

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