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Come ottenere il massimo da Google Drive

Google Drive è uno strumento incredibilmente potente per archiviare e organizzare tutti i tipi di dati. E soprattutto, è disponibile per chiunque abbia un account gratuitamente (almeno per iniziare).
Inoltre, poiché Drive conserva tutti i tuoi file nel cloud, offre alcuni importanti vantaggi rispetto all’archiviazione locale di tutto sul tuo telefono o PC. Drive funziona anche praticamente su qualsiasi dispositivo con una connessione Internet, il che lo rende facile da usare a casa, a scuola, in ufficio e ovunque nel mezzo.

Tuttavia, se non conosci Drive, ci sono alcune nozioni di base importanti che dovresti conoscere prima di trasferire tutti i tuoi dati e file. Quindi, ecco una rapida carrellata che copre gli aspetti più critici del popolare servizio di archiviazione cloud di Google.

Archiviazione e prezzo

Ogni utente di Google Drive riceve 15 GB di spazio di archiviazione gratuito. Tuttavia, anche tutti i dati che hai salvato in Google Foto vengono conteggiati ai fini di tale limite. Quindi, se lo stai usando per eseguire il backup delle tue foto, potresti non avere molto spazio per documenti e file. Detto questo, puoi aumentare lo spazio di archiviazione in Drive tramite un abbonamento a Google One , che parte da $ 1,99 al mese (o $ 20 all’anno) per 100 GB di spazio di archiviazione e arriva fino a $ 9,99 per 2 TB di spazio di archiviazione (o $ 100 all’anno).

Per impostazione predefinita, tutti gli utenti di Google Driver ottengono 15 GB di spazio di archiviazione gratuito. Ma se vuoi di più, dovrai pagare un abbonamento a Google One.

Per la maggior parte delle persone, 100 GB sono più che sufficienti per riporre file importanti, documenti di lavoro e foto di famiglia. Ma se hai intenzione di utilizzare Drive come un modo per eseguire il backup di tutti i tuoi dati, probabilmente vorrai scegliere uno dei piani più grandi. La cosa bella è che, anche se il piano base di $ 20 all’anno è relativamente economico, ci sono diversi modi per ottenere spazio di archiviazione aggiuntivo gratuito, almeno temporaneamente. Ad esempio, chiunque acquisti un nuovo Chromebook riceverà 100 GB di spazio su Drive gratuitamente per un anno , mentre i nuovi utenti di Google One potrebbero ricevere offerte per testare il servizio con un abbonamento gratuito di un mese.

Quindi, prima di iniziare a caricare tutti i tuoi file, vorrai capire quanto spazio di archiviazione ti serve e quanto potrebbe (o meno) costarti.

Caricamento, file di supporto e organizzazione

Una volta che hai capito quanto spazio di archiviazione ti serve, puoi iniziare a caricare o trasferire i tuoi file su Drive. Per singoli file o dati archiviati localmente sul tuo dispositivo, puoi semplicemente toccare il pulsante Nuovo e selezionare l’opzione per il caricamento di file o cartelle. Su un computer, puoi anche trascinare e rilasciare i file nella finestra del browser quando sei sul sito web di Drive. Drive supporta un’ampia varietà di tipi di file, inclusa la maggior parte dei formati più diffusi come .JPG, .PNG, .GIF, .MP3 e altro. Per un elenco completo dei tipi di file di supporto, consulta il Centro assistenza ufficiale di Google qui.

Dopo aver caricato tutti i file, puoi gestirli proprio come faresti localmente sul tuo telefono o computer. Puoi creare cartelle nidificate e trascinare i file da un posto all’altro. E, naturalmente, puoi cercare un file o una cartella specifici digitando nella casella di ricerca, anche se è importante ricordare che se stai archiviando molti file in Drive, potrebbe essere necessario un po’ più di tempo per trovarli (soprattutto se la tua connessione Internet non è molto veloce). Quindi, se sei in grado di creare una directory generale di cartelle per progetti o set di dati importanti il ​​primo giorno, probabilmente ti risparmierai un sacco di tempo e mal di testa in seguito.

In Google Drive, puoi caricare i tuoi file e dati premendo il pulsante Nuovo e selezionando tra una manciata di opzioni.

È anche importante notare che mentre puoi creare nuovi documenti Google, Fogli, Presentazioni, ecc. direttamente all’interno di Drive su PC, sui dispositivi mobili devi installare sia Drive che il programma di produttività specifico che desideri individualmente. Questo perché mentre funzionano tutti insieme, sono considerate app separate.

Un altro buon modo per utilizzare Google Drive per organizzare il tuo lavoro è salvare i modelli per vari progetti in Documenti. Ciò ti consente di iniziare a scrivere uno script o creare moduli senza ricominciare ogni volta da zero. Puoi anche salvare modelli per cose come bibliografie, risparmiando potenzialmente tempo agli studenti quando cercano di citare le fonti per un documento di ricerca.

In alternativa, invece di utilizzare app dedicate, puoi condividere un foglio Google con i coinquilini per aiutare a capire il costo delle utenze e altre spese condivise. E anche se non è stato progettato esclusivamente per questo, gli studenti hanno scoperto che quando luoghi come le scuole vietano o impongono restrizioni alle tipiche app di messaggistica, puoi comunque chattare con gli amici utilizzando Google Docs. Tutto quello che devi fare è invitare le persone a un documento vuoto e quindi utilizzare la collaborazione in tempo reale per parlare e rispondere l’un l’altro. E una volta terminato, puoi semplicemente eliminare il documento o conservarlo per un altro giorno.

Collaborazione

Oltre a rendere l’archiviazione su cloud semplice e facile da usare, una delle funzionalità più potenti di Google Drive è la sua gamma di strumenti di collaborazione. Condividere un file o un documento con qualcun altro è semplice come premere il pulsante di condivisione e inserire la sua e-mail. In alternativa, Drive può generare un collegamento da inviare tramite SMS, social media o la tua app di messaggistica preferita. Una volta che qualcuno avrà accesso, sarai in grado di visualizzare o modificare il file con loro in tempo reale.

Detto questo, è importante sapere con chi stai condividendo i tuoi file e come li stanno usando. Ad esempio, potrebbe essere molto utile concedere l’autorizzazione alla modifica a un insegnante o mentore se stai cercando aiuto con un saggio, ma meno se stai solo condividendo un ebook con un amico. Oltre al proprietario del file, Drive offre tre diversi livelli di accesso: visualizzatore, commentatore ed editor. E se qualcosa va storto e desideri vedere una copia precedente di un documento, foglio o diapositiva Google, puoi aprire il menu File e selezionare l’opzione che dice Cronologia versioni.

Puoi facilmente condividere file con altri semplicemente premendo il pulsante Condividi e inserendo l'e-mail di qualcuno o generando un collegamento condivisibile.

I visualizzatori possono solo vedere e leggere il documento, ma non hanno la possibilità di modificare il contenuto. I commentatori possono visualizzare e far emergere pensieri e domande sul contenuto utilizzando lo strumento Commenti di Google, mentre gli editor possono apportare modifiche proprio come il proprietario di un documento.

Se vuoi vedere i file che altri ti hanno inviato di recente, puoi fare clic sulla scheda Condivisi con me di Google Drive. E se hai un account Google Workspace a scuola o al lavoro, puoi anche aprire la pratica dashboard attività facendo clic sull’icona ondulata. (Si trova in alto a destra accanto al pulsante blu Condividi su un desktop.) Infine, se desideri un modo rapido per vedere quali file hai condiviso con altri, puoi digitare “a:” nella casella di ricerca di Drive.

Accesso ai file offline

Sebbene Google Drive sia inteso principalmente come un modo per gestire documenti e file archiviati nel cloud, supporta l’accesso offline, che può essere utile quando non si dispone di una buona connessione Internet. Tuttavia, è necessario eseguire alcuni passaggi prima di poter sfruttare appieno i vantaggi dell’utilizzo di Drive offline.

Se desideri accedere ai file in Google Drive offline, devi ricordarti di abilitare l'impostazione prima di andare da qualche parte senza accesso a Internet.

Innanzitutto, devi apportare alcune modifiche alle impostazioni di Drive mentre sei connesso a Internet primaandare offline. Su un computer, devi fare clic sull’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra della scheda del browser Google Drive, premere Impostazioni e quindi selezionare la casella accanto all’opzione del menu Offline. Su dispositivo mobile, dovrai aprire l’app Drive, trovare un file specifico e quindi designare per l’accesso offline abilitando l’opzione dall’icona Altro (è quella che assomiglia a tre punti verticali). Una volta fatto, sarai in grado di accedere, modificare e salvare tutte le modifiche apportate.

E la prossima volta che il tuo dispositivo si connette a Internet, sincronizzerà automaticamente tutte le modifiche apportate al documento offline con quello salvato nel cloud. Nel frattempo su un Chromebook, tutto ciò che devi fare è aprire le impostazioni di Google Drive, scorrere verso il basso, selezionare la casella accanto all’opzione Offline e premere Fine.

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