Se stai pianificando di far crescere un’azienda o desideri migliorare le operazioni aziendali, la gestione dei documenti e la consegna delle informazioni è uno dei fattori cruciali da considerare. Il motivo è che le informazioni commerciali sono uno degli elementi essenziali e non dovrebbero esserci ambiguità, errori o problemi con la loro presentazione all’interno e all’esterno dell’azienda.
Un pezzo di informazioni ben rappresentate può essere possibile se si utilizza il formato di documento giusto per le informazioni, come il PDF, che è un formato accettato a livello globale. Ma questo non è l’unico motivo per cui dovresti utilizzare un PDF per la tua attività.
Ecco alcuni vantaggi più interessanti dell’utilizzo di un PDF per la tua azienda che puoi esplorare.
Supporta elementi non testuali
Le aziende devono condividere grafici, immagini, contenuti multimediali incorporati, allegati di file e un altro tipo di documenti non di testo. Qualsiasi errore in questi file darà un’impressione meno attraente della tua attività e creerà ambiguità nella comprensione del materiale se qualcosa viene smarrito durante la modifica della dimensione del file per il trasferimento.
Sarai sorpreso di sapere che il PDF è uno dei formati più diversi per la documentazione, in quanto supporta tutti i tipi di contenuti multimediali. Anche se il tuo file contiene media incorporati, supporterà il contenuto e offrirà la dimensione più adatta per il file.
Fornire sicurezza
Ogni azienda è preoccupata per la sicurezza. Il motivo è che i file aziendali contengono informazioni riservate e private, che non sono per tutti. Il rischio di fuga di informazioni aziendali può finire per chiudere le operazioni.
Questo è il motivo per cui il PDF è l’unico formato di file che offre la crittografia delle password ai file. Se desideri apportare modifiche o utilizzare le informazioni del PDF, avrai bisogno di una password. Esistono numerosi strumenti PDF come Soda PDF che offrono la modifica completa dei documenti e la protezione da qualsiasi hacker o ladro.
I PDF hanno un footprint più piccolo come i documenti di Word. Di solito, il file aziendale che invii quotidianamente contiene un’alta risoluzione, che aumenta la dimensione del file in MB. Ma con PFD, non importa quale sia la dimensione del tuo file, lo troverai facile da condividere in quanto lascia impronte più piccole.
L’utilizzo del PDF consentirà alla tua organizzazione di risparmiare sul cloud o sull’archiviazione on-premise. Puoi anche gestire le spese di archivio, che a volte possono andare fuori controllo.
Supportato da tutti i sistemi operativi
Le aziende utilizzano diversi tipi di sistemi operativi. A seconda del formato e delle dimensioni del file, è fondamentale sapere che è supportato da tutti i sistemi operativi. Se l’utente utilizza un Mac o Linux, i file PDF li supportano tutti. Ciò aumenta la probabilità di questi file, il che li rende formati di file universalmente adottati.
Indipendentemente dal sistema operativo utilizzato dalla tua azienda o dai tuoi clienti, tutto ciò di cui hai bisogno è un software o un browser per gestire e visualizzare i file PDF.
Sebbene all’inizio il pdf abbia visto un uso ristretto, negli ultimi decenni è diventato un formato di file affidabile e intelligente per la condivisione e l’archiviazione di informazioni in modo professionale.