Con il passaggio al lavoro a distanza, le videochiamate hanno sostituito le tradizionali riunioni di persona per molti professionisti, portando a nuovi tipi di burnout del tutto simili alla fatica di Zoom.

Mercoledì, Polly ha pubblicato un rapporto che evidenzia le abitudini di multitasking dei dipendenti durante le videochiamate, gli svantaggi sociali del formato e altro ancora. Poiché i modelli di lavoro ibridi diventano la nuova normalità per molti dipendenti, ci sono strategie che i team possono implementare per aumentare il coinvolgimento durante queste chiamate.

“Le riunioni virtuali non stanno andando da nessuna parte e per renderle più efficienti inizia ponendo alcune domande difficili: se la maggior parte dei miei dipendenti non è completamente coinvolta durante le riunioni virtuali, qual è il reale impatto sulla produttività? E, cosa più importante, come affrontiamo esso?” ha dichiarato Samir Diwan, CEO e co-fondatore di Polly in un comunicato stampa.

Riunioni virtuali, multitasking e svantaggi

Prima della pandemia di coronavirus e del passaggio al lavoro a distanza su larga scala, gli intervistati hanno affermato di aver trascorso due ore in riunioni video settimanali e ora questo numero è salito a 10 ore, secondo un comunicato stampa di Polly, e quasi un quarto degli intervistati (22%) alloca “metà o più di una settimana lavorativa standard” alle riunioni video.

Indipendentemente da questo aumento di utilizzo, Diwan ha sottolineato che la stragrande maggioranza degli intervistati (92%) riteneva che le riunioni video fossero un “buon uso del tempo” e il 75% pensava che questi eventi stessero diventando più produttivi.

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“Questo indica il fatto che, sebbene le riunioni virtuali possano avere molte sfide intrinseche da risolvere, sono comunque un modo davvero efficace – e probabilmente insostituibile – per noi di portare a termine il lavoro reale insieme”, ha detto Diwan via e-mail.

Mentre i dipendenti trascorrono una parte relativamente ampia della loro settimana lavorativa in riunioni, potrebbero non prestare la loro piena e totale attenzione. Ad esempio, l’85% ha riferito di essere multitasking nelle riunioni video e il 44% ha affermato di farlo “molto frequentemente o sempre”. Nel complesso, il controllo della posta elettronica (77%), altre attività legate al lavoro (74%) e la lettura di notizie e social media sono in cima alla lista delle attività per multitasker.

Le aziende stanno abusando delle videochiamate?

Senza la ricchezza della comunicazione faccia a faccia e la propensione ai problemi tecnici, le videoconferenze, a volte, lasciano molto a desiderare in confronto. Una parte del rapporto Polly si concentra sulle varie sfide associate al formato.

Durante le videochiamate, un quarto degli intervistati ha indicato la “connessione personale” come “la loro più grande sfida” e più della metà degli intervistati ha riportato queste opinioni sulle riunioni video individuali. Affrontare la fatica è stata un’altra delle principali sfide per il 37% degli intervistati.

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Considerando l’aumento esponenziale delle riunioni video insieme alle varie sfide, i datori di lavoro utilizzano eccessivamente le piattaforme video per la condivisione delle informazioni nell’era del lavoro a distanza su larga scala?

Sebbene Diwan non creda che le aziende stiano abusando delle videoconferenze per condividere informazioni, ha affermato che i datori di lavoro potrebbero “trarre vantaggio dal cambiamento del modo in cui utilizzano i video per condividere le informazioni”, aggiungendo che alla sua azienda piace incoraggiare coloro che organizzano riunioni a “essere creativi e avvicinarsi a ogni riunione”. come un’opportunità per coinvolgere i tuoi colleghi, non solo per informare.”

“Ogni chiamata non deve necessariamente essere un interlocutore o una condivisione dello schermo di una presentazione di diapositive. Le app sono un ottimo modo per estendere l’esperienza di una videochiamata e aggiungere elementi più vivaci alla chiamata per coinvolgere in modo diverso i partecipanti alla riunione”, ha affermato .

L’aumento del lavoro a distanza significa anche che i team possono reperire talenti da tutto il mondo, sebbene queste considerazioni di prossimità aggiungano vincoli logistici alla collaborazione virtuale dal vivo. A questo punto, Diwan ha affermato che non è necessario che tutte le videoconferenze siano sincrone.

“La creazione di uno snippet autoregistrato sta diventando sempre più popolare. È un modo semplice per trasformare una riunione di 30 minuti in un video on demand di 5 minuti e quindi spostare la discussione su Slack o Teams. Non solo fa risparmiare tempo a tutti , ma è anche più inclusivo per i dipendenti più geo-distribuiti.”

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Sebbene i dipendenti credano che questi incontri siano produttivi, il formato sembra presentare una miriade di sfide per i membri del team. Ci sono alcuni suggerimenti che i manager potrebbero tenere a mente prima di decidere di utilizzare una videochiamata per condividere informazioni con il team.

“Un consiglio fondamentale da tenere a mente per i manager è evitare la trappola di accettare senza pensare gli inviti, o forse peggio, di inviarli senza pensare. Assicurati che tutti nell’elenco dei partecipanti abbiano un interesse nel risultato e conoscano il risultato previsto della riunione”, Diwan ha detto.

Come molti altri team, ha detto Diwan, il team Polly ha sviluppato una “buona abitudine” che prevede l’invio di “check-in di efficacia” anonimi dopo le riunioni.

“Qualcosa di simile può fare molto per ottenere un’interpretazione obiettiva del valore che tutti stanno ottenendo e aiutare a focalizzare le chiamate future”, ha continuato.

Potrebbe anche essere una buona idea considerare il tempo pieno riservato alle riunioni come tempo sottratto alla giornata di una persona e non come una quantità fissa di tempo da dedicare.

“Terminare le riunioni in anticipo”, ha detto Diwan. “Avere qualche minuto in più per allontanarsi dallo schermo può aiutare i dipendenti a rimanere aggiornati e coinvolti durante la giornata.”